Home › Ratgeber › Vertrieb

VERTRIEB

Vertriebsplan erstellen.
Vom Umsatzziel zu den Gesprächen pro Woche.

Du hast ein Umsatzziel für das Jahr. Aber was bedeutet das für diese Woche? Hier rechnest du vom Ziel rückwärts bis zu einer Zahl, die du morgen angehen kannst, und baust daraus einen Plan, den du wirklich pflegst.

Lesezeit etwa 7 Minuten

Vertriebsplan erstellen. Vom Umsatzziel zu den Gesprächen pro Woche.

Was ein Vertriebsplan leisten soll

Ein Vertriebsplan ist kein Dokument für die Schublade. Er beantwortet drei Fragen: Wie viele neue Aufträge brauchst du, um dein Ziel zu erreichen? Wie viele Angebote und Gespräche stecken dahinter? Und was heißt das konkret für deine Wochen?

Gerade in kleinen B2B-Unternehmen entsteht Vertrieb oft nebenbei. Zwischen Projektarbeit und Alltag kommt ein Gespräch, mal ein Angebot, mal eine Empfehlung. Das funktioniert, solange genug hereinkommt. Wenn nicht, merkst du es spät, meist erst, wenn die Auslastung im nächsten Quartal fehlt. Ein Plan zeigt dir früher, wo es hakt.

Ein guter Vertriebsplan für ein kleines Unternehmen passt auf eine Seite. Er braucht keine Software, nur ehrliche Zahlen und einen festen Termin, an dem du ihn ansiehst.

Die vier Zahlen, die du brauchst

Alles Weitere baut auf vier Werten aus deinem eigenen Geschäft auf. Du musst sie nicht auf die Nachkommastelle kennen. Eine ehrliche Schätzung ist besser als eine schöne Zahl aus einer Branchenstudie, die zu deinem Betrieb nicht passt.

1. Das Umsatzziel

Wie viel Umsatz willst du in den nächsten zwölf Monaten mit neuen Aufträgen erreichen? Trenne dabei neue Kunden von laufenden Verträgen. Was ohnehin wiederkehrt, musst du nicht neu erarbeiten. Nur die Lücke ist dein Vertriebsziel.

2. Der durchschnittliche Auftragswert

Schau auf deine letzten zehn bis zwanzig Aufträge und bilde den Durchschnitt. Schwankt der Wert stark, rechne getrennt nach Auftragsarten, etwa kleine Projekte und große Projekte. Ein Mittelwert aus sehr unterschiedlichen Aufträgen führt sonst in die Irre.

3. Die Quote von Angebot zu Auftrag

Wie viele deiner Angebote werden zum Auftrag? Zähl die Angebote der letzten zwölf Monate und teile die gewonnenen Aufträge durch diese Zahl. Wenn aus vier Angeboten einer wird, ist deine Quote ein Viertel.

4. Die Quote von Erstgespräch zu Angebot

Auch hier zählen nur ehrliche Zahlen: Wie viele Erstgespräche führst du, und in wie vielen davon bittet dich jemand um ein Angebot? Gespräche, die ins Leere laufen, gehören in die Rechnung hinein.

Der Rechenweg in fünf Schritten

Aufträge. Jahresziel geteilt durch den durchschnittlichen Auftragswert. Das ergibt die Zahl der Aufträge, die du gewinnen musst.
Angebote. Aufträge mal die Zahl der Angebote, die du pro Auftrag brauchst.
Erstgespräche. Angebote mal die Zahl der Erstgespräche, die du pro Angebot führst.
Vertriebswochen. Zähl ehrlich, wie viele Wochen im Jahr du wirklich Zeit für Vertrieb hast. Urlaub, Feiertage und Projektspitzen gehen ab.
Gespräche pro Woche. Erstgespräche geteilt durch Vertriebswochen. Das ist deine Wochenzahl.

Ein Rechenbeispiel (Firma und Zahlen erfunden)

Planbar Beratung will 240.000 € Umsatz mit neuen Aufträgen. Ein Auftrag bringt im Schnitt 12.000 €, also braucht es 20 Aufträge. Aus vier Angeboten wird bei ihnen einer, das macht 80 Angebote. Aus zwei Gesprächen wird ein Angebot, das macht 160 Gespräche. Bei 40 Vertriebswochen sind das vier Gespräche pro Woche.

Die Zahlen sind ausgedacht und sagen nichts darüber, was bei dir herauskommt.

Das Rechenbeispiel als Tabelle

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen
Stufe	Rechnung	Ergebnis
Umsatzziel mit neuen Aufträgen	gegeben	240.000 €
Durchschnittlicher Auftrag	gegeben	12.000 €
Aufträge	240.000 ÷ 12.000	20
Angebote (4 Angebote je Auftrag)	20 × 4	80
Erstgespräche (2 Gespräche je Angebot)	80 × 2	160
Vertriebswochen	gegeben	40
Gespräche pro Woche	160 ÷ 40	4

Wenn dir Erfahrungswerte fehlen

Du startest gerade oder hast nie gezählt? Dann nimm Schätzwerte und schreib sie als Schätzung auf. Wichtig ist, dass du die Zahlen ab jetzt festhältst. Nach einem Quartal hast du echte Werte, und der Plan wird belastbarer.

Bis dahin hilft ein vorsichtiger Ansatz: Setze die Quote lieber etwas schlechter an, als sie vermutlich ist. Dann bist du eher positiv überrascht, als dass dir am Jahresende die Aufträge fehlen. Rechne dabei nicht mit Branchenwerten aus dem Netz. Dein Angebot, deine Zielgruppe und dein Preis bestimmen die Quote, nicht der Durchschnitt aller.

Vom Plan in den Wochenrhythmus

Der Plan hilft nur, wenn er in deiner Woche ankommt. Lege dir feste Zeiten für Vertrieb in den Kalender, zum Beispiel zwei Vormittage. Alles, was nicht blockiert ist, wird vom Tagesgeschäft verdrängt.

Montag: Chancen ansehen

Geh deine offenen Angebote und Gespräche durch. Wer wartet auf eine Antwort? Wo ist der nächste Schritt vereinbart? Wo fehlt einer? Das dauert zehn Minuten, wenn du die Chancen an einem Ort festhältst.

Während der Woche: Termine schaffen

Die Wochenzahl aus der Rechnung ist dein Ziel für neue Gespräche. Woher sie kommen, ist eine andere Frage: Empfehlungen, bestehende Kunden, Anfragen über die Website, gezielte Ansprache. Schreib dir auf, aus welchem Kanal welche Gespräche kamen. Nach drei Monaten siehst du, was sich lohnt.

Freitag: kurz zurückschauen

Wie viele Gespräche waren es, wie viele Angebote sind rausgegangen, was ist entschieden? Zehn Minuten reichen, um die Zahlen einzutragen und die nächste Woche zu planen.

Typische Fehler beim Vertriebsplan

Das Ziel wird gesetzt, aber nie in Gespräche übersetzt. Dann bleibt der Plan eine Wunschzahl.
Es wird mit dem Wunschwert statt mit dem tatsächlichen Auftragswert gerechnet.
Die Quoten stammen aus dem Netz statt aus dem eigenen Geschäft.
Urlaub, Feiertage und Projektspitzen fehlen in der Rechnung, und die Wochenzahl wird zu niedrig angesetzt.
Der Plan wird einmal erstellt und nie wieder angesehen.

Den Plan nach dem ersten Quartal anpassen

Nach drei Monaten setzt du die echten Zahlen ein und rechnest neu. Lag die Quote von Angebot zu Auftrag niedriger als gedacht, hast du zwei Stellschrauben: mehr Angebote oder bessere Angebote. Meist lohnt es sich, zuerst die Angebote anzusehen, bevor du mehr Gespräche suchst. Ein Nachfassen nach festem Muster und ein Gespräch, das besser vorbereitet ist, ändern die Quote oft stärker als zusätzliche Termine.

Auch die Auftragsgröße kannst du prüfen. Wenn der Durchschnitt unter dem angenommenen Wert liegt, braucht es mehr Aufträge für dasselbe Ziel. Das ist eine Information, kein Rückschlag. Du kannst das Ziel anpassen, das Angebot verändern oder bewusst gegensteuern.

Der Plan in einer Woche aufgesetzt

Tag 1: Zahlen sammeln. Setz dich eine Stunde hin und trag Auftragswert, Angebote, gewonnene Aufträge und Gespräche der letzten zwölf Monate zusammen. Fehlt etwas, schätze und markiere es als Schätzung.
Tag 2: Rechnung aufstellen. Geh den Rechenweg durch und schreib das Ergebnis auf ein Blatt: Aufträge, Angebote, Gespräche, Gespräche pro Woche.
Tag 3: Kalender prüfen. Zähl die Wochen, in denen du Vertrieb machen kannst, und blockiere feste Zeiten dafür.
Tag 4: Quellen benennen. Schreib auf, woher deine Gespräche kommen sollen: Empfehlungen, bestehende Kunden, Website, Netzwerke, direkte Ansprache. Gib jeder Quelle eine grobe Zielzahl.
Tag 5: Rhythmus festlegen. Trage Montag für die Chancenrunde und Freitag für den Rückblick in den Kalender ein. Damit steht der Plan nicht nur auf dem Papier.

So sieht das in der Praxis aus

Nehmen wir die erfundene Planbar Beratung. Der Inhaber merkt im Herbst, dass das nächste Halbjahr dünn aussieht. Er rechnet nach und stellt fest: Für sein Ziel bräuchte er vier neue Gespräche pro Woche, bisher führt er im Schnitt zwei. Die Lücke ist jetzt keine Ahnung mehr, sondern eine Zahl.

Er schaut, woher seine bisherigen Gespräche kamen: etwa die Hälfte aus Empfehlungen, der Rest aus Anfragen auf der Website. Beides ist schwer zu steigern, ohne etwas zu ändern. Er beschließt, bei seinen zehn besten Kunden aktiv nach Empfehlungen zu fragen und zwei Beiträge pro Monat zu veröffentlichen, die seine Zielgruppe anspricht.

Nach einem Quartal prüft er die Zahlen. Die Gespräche pro Woche liegen bei drei, die Quote von Angebot zu Auftrag ist leicht gesunken. Er sieht sich seine Angebote an und stellt fest, dass er sie zu spät nachfasst. Im nächsten Quartal setzt er dort an. So wird der Plan zu einem Werkzeug, das jedes Quartal etwas lehrt.

Häufige Fragen

Wie viele Kundengespräche brauche ich pro Woche?

Das hängt von deinem Ziel, deinem Auftragswert und deinen Quoten ab. Genau dafür ist die Rechnung gedacht: Du setzt deine eigenen Zahlen ein und bekommst eine Wochenzahl, statt eine Faustregel zu übernehmen.

Was ist eine gute Abschlussquote?

Eine allgemeingültige Zahl gibt es nicht. Die Quote hängt von Branche, Preis, Zielgruppe und deinem Angebot ab. Aussagekräftig ist nur deine eigene Quote über mehrere Monate. Beobachte sie, und prüfe, ob sich Änderungen an Angebot oder Nachfassen darin zeigen.

Brauche ich dafür ein CRM?

Nicht zwingend. Für den Anfang genügt eine Tabelle mit Firma, Stand, nächstem Schritt und Datum. Sobald du mehr Chancen gleichzeitig führst, als du im Kopf behalten kannst, lohnt sich ein System, das die nächsten Schritte erinnert.

Wie oft sollte ich den Vertriebsplan aktualisieren?

Die Zahlen trägst du wöchentlich ein. Den Plan selbst prüfst du einmal im Quartal mit den echten Werten. Dazwischen änderst du ihn nur, wenn sich etwas Grundlegendes verschoben hat.

Was mache ich, wenn mein Auftragswert stark schwankt?

Teile deine Aufträge in zwei oder drei Gruppen, etwa kleine und große Projekte, und rechne jede Gruppe mit eigenen Werten. Das zeigt dir auch, welche Gruppe sich für dich mehr lohnt.