Problem
KI-Werkzeuge sind im Betrieb längst im Einsatz: beim Schreiben, im Büro, im Kundenkontakt. Aber welche Werkzeuge sind erlaubt? Wer wurde dazu geschult? Was wird gekennzeichnet? Oft steht das nirgends, und jeder hat eine andere Antwort.
Die Methode
Festhalten statt hoffen: Du legst in einer kurzen Richtlinie fest, wie KI bei euch genutzt wird, trägst die eingesetzten Systeme in ein Register ein, dokumentierst Schulungen und entscheidest, wo und wie du KI-erzeugte Inhalte kennzeichnest. Jede Vorlage hat ein ausgefülltes Beispiel.
Der Grund
Wer den KI-Einsatz festhält, kann ihn erklären: gegenüber Mitarbeitenden, Kunden und Partnern. Aus unserer eigenen Marketingarbeit.
Was drin ist (acht Dateien)
| Vorlage | Formate | Wofür |
|---|---|---|
| Teilnahmebestätigung – KI-Kompetenzschulung | Word, PDF zum Ausfüllen | Du hältst fest, wer an einer Maßnahme zur Förderung der KI-Kompetenz teilgenommen hat: Person, Datum, Dauer, Inhalte, behandelte KI-Systeme. Freiwillige Dokumentationshilfe. |
| Schulungsliste KI-Kompetenzschulung | Excel | 100 Zeilen mit Kennzahlen (Einträge, Personen, Stunden, letzte Teilnahme) und Beispiel. |
| Muster-KI-Richtlinie | Word, PDF | Acht Abschnitte zum Anpassen: Zweck, erlaubte Werkzeuge, verbotene Eingaben, menschliche Kontrolle, Kennzeichnung, Schulung, Ansprechpartner, Änderungen, Kenntnisnahme. |
| Register der KI-Systeme | Excel | 50 Zeilen: System, Anbieter, Zweck, Zuständigkeit, Datenarten, eigene Risikoeinschätzung, menschliche Kontrolle, Kennzeichnung, Prüftermin; Hinweisspalte und Kennzahlen. Freiwillige Dokumentationshilfe. |
| Kennzeichnungs-Textbausteine | Word, PDF | Bausteine für Chatbot, Bilder, Videos und Töne, Texte, E-Mail, Website und Angebot: je mit „Wann“ und drei Formulierungen, dazu Grenzen und Beispiel. |
Insgesamt acht Dateien (Word, Excel, PDF), jede mit Anleitung auf dem ersten Blatt bzw. der ersten Seite und dem Beispiel Nordwerk IT-Systemhaus GmbH (erfunden).
Schnell startklar
- Muster-Richtlinie öffnen und an deine Firma anpassen.
- Im Register die eingesetzten KI-Systeme eintragen.
- Schulungen in der Liste festhalten, bei Bedarf eine Teilnahmebestätigung ausfüllen.
- Mit den Textbausteinen entscheiden, was du kennzeichnest.
Rechtsstand
Rechtsstand: 22.10.2026, ohne Gewähr; vor der Anwendung selbst prüfen. Die KI-Verordnung (Verordnung (EU) 2024/1689) wurde durch die Verordnung (EU) 2026/1744 (Digital Omnibus, in Kraft seit 27.07.2026) geändert. Artikel 4 (KI-Kompetenz): Anbieter und Betreiber von KI-Systemen ergreifen Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz. Eine Pflicht zu einem bestimmten Kompetenzniveau besteht nicht. Die Marktaufsicht überwacht Artikel 4 seit 02.08.2026. Artikel 50 (Transparenz) gilt grundsätzlich seit 02.08.2026. Für Artikel 50 Absatz 2 gilt für generative Systeme, die vor dem 02.08.2026 in Verkehr gebracht wurden, eine Übergangsfrist bis 02.12.2026.
Standardhinweis
Diese Vorlagen sind allgemeine Arbeitshilfen und stellen keine Rechtsberatung dar. Sie ersetzen nicht die individuelle rechtliche Prüfung. Anpassung, korrekte Anwendung und Prüfung der gesetzlichen Anforderungen obliegen dem Anwender.
Für wen
Inhaber, Geschäftsführer und Verantwortliche in kleinen und mittelständischen Firmen, die KI-Werkzeuge einsetzen und ihren Umgang damit festhalten wollen.
Nicht für: Firmen, die eine individuelle rechtliche Beratung zu ihrem KI-Einsatz brauchen. Die Vorlagen ersetzen sie nicht.
Häufige Fragen
Ist das Rechtsberatung?
Nein. Die Vorlagen sind allgemeine Arbeitshilfen. Sie ersetzen keine individuelle rechtliche Prüfung.
Muss ich alle Vorlagen ausfüllen?
Nein. Es sind freiwillige Dokumentationshilfen. Welche du nutzt und wie du sie anpasst, entscheidest du.
Gilt das für meine Firma?
Das hängt davon ab, wie du KI einsetzt. Im Zweifel klärst du es mit einer fachkundigen Person.
Welche Formate bekomme ich?
Word, Excel und PDF. Die Vorlagen sind für deinen eigenen Betrieb gedacht.
Gibt es Updates?
Neue Versionen stellen wir im Mitgliederbereich bereit, solange wir die Vorlagen anbieten; ein Anspruch darauf besteht nicht. Der Rechtsstand steht mit Datum in jeder Datei.
Darf ich es im Team nutzen?
Ja, im eigenen Betrieb; keine Weitergabe an Dritte.